Nach langer Zeit wieder mal ein (Selbst-)Management und Organisationsbeitrag. Dies mal geht es darum, wie man ein bisschen grobe Ordnung in das Chaos bringt und Aufgaben verschiedene Prioritäten zuweist um diese dann systematisch abzuarbeiten.

Spontan fallen mir zwei Systeme ein, um das Prioritäten setzen zu erleichtern. Das eine ist die sogenannte ABC-Liste. Hierbei werden in einer Tabelle erstmal alle Aufgaben aufgelistet. Untereinander, ganz ungeordnet. Neben der Spalte, in der die Aufgabennamen stehen, gibt es noch drei weitere Spalten eine für A (sehr wichtig) B (wichtig) C (nicht so wichtig). Je nachdem, wie wichtig eine Aufgabe ist, macht man in der dazugehörigen Spalte ein Kreuzchen. Manche Leute neigen dazu, sich krampfhaft zu verzetteln und alles in A einzutragen… hier bei rate ich zu folgendem: Jeder Spalte sollte eine bestimmte Prozentuale Kapazität zugemessen werden, bei mir ist das in der Regel 20 % für A, 50% für B und 30% für C. Wenn ich beispielsweise 17 Aufgaben habe, wo ich Prioritäten setzen muss, würden also 3 in der A-Spalte stehen dürfen, 9 in der B-Spalte und die übrigen 5 in der C-Spalte. Daran muss man sich dann aber auch knall hart halten :)

Ein Problem hier bei ist, dass viele Aufgaben zwar total unwichtig, aber dennoch dringend sind, andere Aufgaben sind wichtig aber haben noch eine Menge Zeit, bis man sie erledigen muss. Hierbei empfehle ich das Koordinatensystem (ich weiß nicht, ob die Technik wirklich so heißt – wenn ich ehrlich bin habe ich vergessen wie sie heißt, aber mir angewöhnt sie als Koordinatensystemtechnik zu bezeichnen :) Wenn jemand Rat weiß… ihr wisst ja… die Kommentarfunktion ;) )

Man nehme also ein Blatt Papier und zeichnet sich ein Koordinatensystem auf. Auf der X-Achse (natürlich) die Zeit von weniger dringend (ganz links) bis extrem dringend (ganz rechts) und auf der Y-Achse die Wichtigkeit von unwichtig (ganz unten) bis enorm wichtig (ganz oben) die 4 Quadranten stehen also für „nicht dringend aber sehr wichtig“ (links oben), „sehr wichtig und sehr dringend“ (rechts oben), „unwichtig aber sehr dringend“ (rechts unten) und „unwichtig und nicht dringend“ (links unten). Und in diese 4 Quadranten trägt man wie man möchte die Aufgaben ein.

In den meisten Fällen ordne ich danach innerhalb der Quadranten bei Aufgaben auf gleicher „Höhe“ (innerhalb des Quadranten gleich wichtig/dringend) die Prioritäten nach dem ABC Prinzip.

Hier bei ist natürlich auf die Zeit zu achten, das Aushängen von Plakaten beispielsweise kann erst gemacht werden, wenn die Plakate gedruckt wurden, egal wie wichtig und dringend das ist. Dies muss dann natürlich evtl. in Kooperation mit anderen geschehen, die ihre Zeit- und Prioritätenpläne darauf abstimmen.

Übrigens soviel dazu: Aufgaben lassen sich natürlich delegieren und das sollte man oftmals auch tun. Aber dies bringt meistens auch einen erhöhten Verwaltungsaufwand mit sich, da Zeit- und Prioritätenpläne mehrere Mitarbeiter aufeinander abgestimmt werden müssen.

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