Selbstmanagement

Seit gut einer Woche, steht dieses Thema auf meiner To-Do-Liste auf rememberthemilk.com. Ich hatte mich dafür entschlossen einen Artikel über Selbstmanagement zu schreiben, da ich fest davon überzeugt bin, dass womöglich bis zu 60% unseres Erfolgs vom Selbstmanagement abhängen. Wer mich kennt, weiß, dass ich ein großer Fan von Pareto bin. Für alle unwissenden unter uns: Pareto fand heraus, dass 80% unseres Erfolgs auf 20% unserer Anstrengungen zurück zuführen sind. Um das meiste aus dieser Erkenntnis herauszuholen, spielt Selbstmanagement eine nicht unwichtige Rolle.

An dieser Stelle möchte ich erneut erklären, wie die 80:20 Regel von Pareto zu verstehen ist. Allerdings nur ganz kurz. Die ausführliche Erklärung dazu gibt es schon in einem vorherigen Blogeintrag von mir.
80% unseres Erfolgs resultieren aus 20% unserer Anstrengungen. Angenommen ich arbeite an einem Tag 10 Stunden und bekomme dafür EUR 100,- dann habe ich nach Pareto 80% davon – also EUR 80,- – innerhalb von 2 Stunden verdient. Dies müssen keine 2 auf einander folgende Stunden sein, sondern sind meist, 2 Stunden die sich zusammensetzen.
Wie läuft ein typischer Arbeitstag ab? Ich fahre meinen Mac hoch, hole mir eine Tasse Kaffee oder ein Glas Cola. Dann checke ich meinen RSS-Reader, schaue nach interessanten Nachrichten, davon sind leider oftmals über 60% uninteressant. Hole E-Mails ab, lösche den Spam, lese E-Mails, die mir dann im Endeffekt sowieso nichts bringen. Starte Dreamweaver, beginne mit Änderungen usw… Was habe ich bis dahin gemacht, was in irgendeiner Form zum Verdienst meiner EUR 100,- beigetragen hat? Den Mac hochgefahren? Das ist nötig um die Vorraussetzungen zu schaffen, trägt aber nicht zum Verdienst bei. Ebenso das abrufe der E-Mails als solches. Erst das beantworten bzw. bearbeiten bestimmter Emails wirkt sich aktiv aufs Gehalt aus. Und am Ende des Tages, hat man zu 80% Vorraussetzungen geschaffen um 20% der Zeit zu arbeiten.

Wenn man das nun weiß, könnte man sich diese Erkenntnis doch eigentlich zu Nutze machen? Und wie? Durch das oben erwähnte Selbstmanagement. Selbstmanagement bedeutet in diesem Fall, dass man den Aufwand, die Effektivität vorzubereiten minimiert. Beispielsweise, in dem man bestimmte Vorgänge auf automatisch setzt. An meinem Mac, kann ich beispielsweise einstellen, wann er hochfahren soll, welche Programme er starten soll, dass er Emails abholt, dass sich Dreamweaver, Cyberduck, Firefox automatisch starten usw. dazu muss man aber keinen Mac haben, ein Windows oder Linux PC kann das auch. Die Zeit, die der Mac/PC damit verbringt, automatisierte Vorgänge durchzuführen, kann man dann dafür Nutzen sich Kaffee oder anderes zu holen – so spart man schon wieder die Hälfte der Zeit. Andere Aufgaben, die sich nicht so leicht automatisieren lassen, lassen sich dafür vielleicht leichter delegieren.
An dieser Stelle, fühle ich mich wieder einmal dazu inspiriert eine kleine Geschichte aus meinem Leben zum Besten zu geben:
In der 7 Klasse, hatte unsere Englischlehrerin, ein eigenartiges Verfahren eingebracht um uns die unregelmässigen Verben beizubringen. Zu Hause sollten wir bsp. 50 Formen lernen und in der nächsten Unterrichtsstunde fragte sie jeden ein paar Vokabeln ab. Wer Fehler machte, setze sich in die Ecke – zusammen mit anderen „Losern“, um die unregelmässigen Verben abzuschreiben. Die Liste 3 Mal. Man legte also 4 Spalten in seinem Heft an, für die 1., 2., 3.-Form und die Übersetzung und schrieb immer in eine Zeile alle Verbformen + Übersetzung. Einer kam auf die Idee, dass es mit dem Abschreiben viel schneller geht, wenn man statt des gerade erklärten Vorgehens, immer, das gerade geschriebene Wort 3-Mal hintereinander schriebe. Also anstatt: be was/were been sein würde man be,be,be was/were,was/were, was/were, been,been,benn, sein,sein,sein schreiben. Und das ging in der Tat viel schneller (der Lerneffekt war in der Tat nicht der selbe, aber das ist eine andere Geschichte…).
Und was lernen wir daraus? Dass wir schneller und effektiver Arbeiten, wenn wir bei einer Tätigkeit bleiben anstatt immer wieder zu switchen. Anstatt, zu programmieren, eine Email beantworten, eine Grafik erstellen, weiter programmieren. Würde man mehr schaffen wenn man erst zu Ende programmier, dann seine Emails beantwortet und dann die Grafiken alle auf einmal erstellt. Leider, scheint das in den Köpfen der meisten Menschen noch nicht angekommen zu sein. Ablenkung ist tödlich und warum? Haben Sie sich schon einmal genau dabei „beobachtet“, wenn Sie eine Tätigkeit durchführen? Sie haben zunächst eine geringe Eingewöhnungsphase. Bsp. wenn ich meine Emails beantworten will, ich starte mein Mailprogramm und mein Gehirn braucht einen kurzen Augenblick um „umzuschalten“, das passiert meistens im Bruchteil einer Sekunde. Dann erst, weiß ich was ich konkret machen will. Ich öffne eine Email, brauche wieder einen kurzen Augenblick um anzufangen zu lesen, klicke auf Antworten und überlege was ich schreiben soll usw… das ist auch nur normal so. Denn jede Tätigkeit, lässt sich – wie ein guter Aufsatz – in drei Teile einteilen. Eine Beginnphase, in der sich mein Gehirn auf die Tätigkeit einstellt – Was soll ich machen? Wie mache ich das? Wie gehe ich jetzt Schritt für Schritt vor? – Das, gelernte Wissen, dass sich in meinem Kopf befindet, das ich benötige um die Tätigkeit auszuführen muss erst aktiviert werden. Dann führe ich die Tätigkeit aus – Hauptteil – und dann folgt der Schluss, wenn ich die Tätigkeit beende. Der Schluss ist gleichzeitig eine Übergangsphase zum Beginn der nächsten Tätigkeit. Die Übergangsphase dauert umso länger, wenn der Unterschied zwischen den beiden Tätigkeiten größer ist. mein Gehirn schaltet also von der einen Email schneller zur nächsten Email um, um diese zu beantworten. Als es beispielsweise von Programmieren auf Texte schreiben umschalten würde. Nach einiger Zeit immer wieder die Tätigkeit zu wechseln, ist aber gar nicht das Problem, schließlich braucht unser Gehirn Abwechslung.
Mir wurde, bei Hausaufgaben immer gesagt, dass es unsinnig wäre, erst alle Sprachen nacheinander zu machen, dann alle Naturwissenschaften und dann alle Gesellschaftswissenschaften, weil das Gehirn Abwechslung braucht. Sinnvoller wäre es also, erst eine Sprachhausaufgabe, dann eine Naturwissenschaftshausaufgabe usw zu machen. Da wir sonst auf Dauer unkonzentriert werden und Fehler machen.


Dieses Prinzip lässt sich auch auf andere Tätigkeiten übertragen. Ich will also garnicht sagen, dass es unsinnig wäre seine Tätigkeiten hin und wieder zu wechseln, um andere Teile des Gehirns zu beanspruchen, sondern ich möchte sagen, dass es total unsinnig ist, ständig alles gleichzeitig zu machen. Wenn man davon absieht, dass ich sowieso nicht multiple tasking fähig genug bin, um Tätigkeiten gleichzeitig zu machen, so ist es trotzdem erstaunlich, wie viele Menschen immer wieder versuchen alles gleichzeitig zu machen, weil sie denken auf diese Weise Zeit zu sparen. Und da man nicht gleichzeitig in zwei verschiedenen Programmen schreiben kann oder an zwei verschiedenen Emails gleichzeitig tippen kann, beginnen sie immer wieder zu switchen. Hier 3 Zeilen Email beantworten, dann hier wieder eine Funktion programmieren, dann wieder die Email usw. Die Zeit, die für die Übergangsphase draufgeht, vervielfacht sich.
Wie kann man das nun umgehen?
Indem man sich immer wieder auf die Finger haut, wenn man versucht Dinge gleichzeitig zu machen.
Indem man seine Zeit besser einplant: Vorgänge automatisieren, Aufgaben delegieren, erst das eine, dann das andere (To-Do-Listen helfen). Emails nur zu bestimmten Zeiten kontrollieren (hilft wahnsinnig) oder zumindest Spam nur einmal am Tag aussortieren (kaum zu glauben, wieviel Zeit dabei jedes Mal wieder drauf geht). ICQ bei der Arbeit abschalten (schwere Aufgabe )